Учет компьютерной техники и оргтехники на предприятии

Как отразить в бухгалтерском учете покупку компьютерной техники

Зачем вести учет компьютерной техники в IT?

Неожиданно выясняется, что часть оборудования переместили, часть списали, другая часть не известно куда делась. Бухгалтерия в ярости, руководитель ИТ в замешательстве, а эникейщики нарезают круги по фирме и впопыхах ищут где же та или иная оргтехника.

Так происходит потому, что бухгалтерии важен бухгалтерский учет, а в ИТ-структуре часто учет управленческий. Главной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. Т.е. выгодно, чтобы это оборудование стояло вот там? Отлично, переносим. Директор сказал, что бы мы обеспечили рабочим местом нового сотрудника, а свободное оборудование числится в другой фирме холдинга? Вот это и есть управленческий учет, который часто не совпадает с бухгалтерским и тем более налоговым.
Действительно, как решить вопрос с бухгалтерией? На самом деле это хороший вопрос. Очевидно, ИТ-отдел никто не пустит отражать в бухгалтерии все, что касается бух учета. Бухгалтерии вообще все равно где и как работает оборудование, им самое главное чтобы в любой момент могли показать где оно, оперативно подавались сведения о списании оргтехники, картриджей, клавиатур с мышками, а остальное им совершенно не важно. Это первое.

Второе – что мы будем делать, когда срочно нужно узнать где стоит то или иное оборудование? По бухгалтерии ИБП закреплен за Ивановым, а где этот Иванов находится совершенно не ясно. Вроде бы наши ИТ-специалисты и переносили и настраивали, но когда и где – никто сразу и не вспомнит.

Третий момент. Нам поставили задачу докинуть на конкретном древнем компьютере память, чтобы работал побыстрее. Тут даже бухгалтерия не поможет, они могут вести учет копмплектов, а уж о том, что “внутри” они и не знают. Чтобы понять где можно достать лишней памяти, нам нужно методом перебора, вскрывать каждый компьютер или запускать на компьютере программу мониторинга и определять что внутри и только после этого мы найдем то, что нам нужно. Приходим с вами к очевидному решению. Нам нужна отдельная программа, в которой можно было бы вести учетом оборудования. При этом необходимо, чтобы она закрывала все потребности IT в части учета ТМЦ, программа должна не просто вести учет каждой комплектующей, а еще и учитывать и параметры (характеристики). Цель ясна и самое главное мы выяснили зачем это все нужно.

О какой технике идет речь?

Из школьной программы по информатике мы помним, что существуют такие понятия, как «внутренние» устройства (ОЗУ, процессор, материнская плата и т.д.), «внешние» устройства (их иногда еще называют «периферийными»), а также межпериферийные устройства. Что касается внутренних устройств, их отличительной чертой является то, что без них невозможна работа компьютера. Как правило, все они расположены в системном блоке. Периферийные устройства, соответственно, можно включить или отключить – это не повлияет на работу техники. Почему мы все это рассказываем? Дело в том, что методология учета техники, в данном случае, будет во многом зависеть от того, сколько стоит «общий» компьютер, приобретался ли он в собранном виде, или закупался по комплектующим, какое количество техники приобретено, какой режим налогообложения применяет организация и сколько стоит сумма всех закупленных компьютеров.

В общем, интересных нюансов здесь предостаточно. Давайте разбираться:

Как нам подсказал клиент по услуге «аренда программы 1С », если компьютер приобретается в сборе, т.е. сразу с системным блоком, монитором, клавиатурой и мышью (и это отражено в товарной накладной единой позицией), то он приходуется полностью. Если в накладной компьютер разбит на комплектующие, то каждой из них необходимо присвоить инвентаризационный номер и далее учитывать раздельно. Более того, если совокупная стоимость всех купленных компьютеров превышает 100 МРОТ, то они учитываются в составе основных средств.

Следует обратить внимание на то, что указано в учетной политике организации. Согласно 5 ПБУ 6/01 и пункту 7 ПБУ 1/2008, если основные средства, стоимостью до 40 тысяч рублей учитываются в качестве материально-производственных затрат, то приобретаемое имущество (в нашем случае, компьютер) отражается на счете 10 и списывается по кредиту счетов 20,44 или 26.

В том случае, если это не предусмотрено в учетной политике, то каждый объект отражается как основное средство на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», кредитуя со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а затем переносится на счет 01 «Основные средства».

Компьютер стоимостью менее 40000 рублей можно воспринимать в качестве материальных расходов, согласно пункту 1 статьи 256 НК РФ;

Если есть необходимость приходовать компьютер в качестве основного средства, то здесь необходимо решить вопрос с амортизацией, в частности, со сроком его эксплуатации и износом. Исходя из этих норм, определяется размер амортизационных отчислений и они списываются на дебет 20,44 или 26 счета и кредит 02 счета.

В первом случае компьютер «разбивается» на комплектующие и затраты на него относятся к материальным расходам. Во втором – в качестве основного средства с присвоением инвентаризационного номера для одного «цельного» устройства.

Новая техника или б/у? Что выгоднее покупать?

По долгу службы мы время от времени посещаем различные организации, общаемся с людьми, решаем с ними какие-то рабочие вопросы. Понятное дело, что мы не можем, общаясь с клиентом, не замечать, уж простите, на каком он сидит стуле, насколько качественно и эстетично выполнен ремонт у него в офисе и, в конце концов, какой у него установлен компьютер на рабочем месте. По нашим скромным наблюдениям, немалое число работодателей не отдает большого предпочтения закупки «мощной» техники, останавливая свой выбор на достаточно «простых» технических решениях. Правильно это или нет – это во многом субъективный вопрос, ответ на который каждый сможет дать себе сам.

Но здесь есть одна проблема, которая касается наших многострадальных коллег из числа бухгалтеров – они уж больно часто жалуются на то, что у них «глючит» 1С, что программа «очень медленно работает» и что постоянно приходится ее перезапускать. Отчасти это связано с тем, что и так не на слишком «сильные» компьютеры устанавливается достаточно «тяжелое» ПО, в виде «коробочной» 1С.

Дорогие друзья… Давайте уже начисто забудем про этот атавизм в виде установки «одинэски» на жесткий диск. Зачем это нужно, когда многие уже давно и успешно используют 1С 8.3 в облаке – быстрый, удобный и интуитивно понятный сервис, позволяющий решать производственные задачи без каких бы то ни было проблем. Самое главное, что он не занимает место на жестком диске и скорость его работы не зависит от новизны или «моральной устарелости» компьютера. Воспользуйтесь бесплатным доступом на 14 дней и оцените все его преимущества! Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!

У б/у техники тоже есть свои плюсы

Говорят, что покупая автомобиль с пробегом, человек вместе с ним покупает и проблемы другого человека. Наверное, то же самое утверждение можно переложить и на компьютерную технику. И все же у этого тоже есть свои неоспоримые плюсы. Представим себе ситуацию, что группа студентов, не имеющая больших средств в качестве начального капитала, решила открыть свой собственный бизнес. Предполагается, что штат будущей фирмы будет состоять из пяти человек. Разумеется, если они собираются находиться в офисе, им потребуются компьютеры. Спрашивается, где их можно взять? Ответ очень простой – купить где-нибудь на Avito. Кстати, мы как-то рассказывали об этой площадке…

Что они получат взамен? Правильно – недорогую технику, вроде бы работающую. Как говорится, на первое время пойдет. И вот здесь возникает вопрос: «Как отразить в бухгалтерском учете подержанные компьютеры»? Это как раз-таки очень интересно. То, что продается на схожих площадках, не подлежит какому-либо документальному оформлению, т.к. реализацией товаров на них занимаются преимущественно физические лица. Как бы потом не возникло проблем с проверяющими органами, которым уж больно станет интересно, откуда взялись компьютеры, хоть и старые… Молодым предпринимателям следует быть к этому готовым.

Как учитывать компьютерное оборудование?

Давайте попробуем подобрать критерии. В помощь нам приходит методология ITIL в части IT asset management (ITAM).
ITAM – методология учета ИТ-активов и управления ИТ-ресурсами на всем их жизненном цикле. Сами же IT-активы делятся на два вида: материальные (компьютеры, ноутбуки, мониторы и т.д.) и не материальные (программное обеспечение, лицензии, подписки и т.д.)

Разработать учетную модель

На первом этапе необходимо понять, а все ли компьютерное оборудование нам необходимо учитывать? В бухгалтерии есть такое понятие как малоценное ТМЦ. Часто, это ТМЦ по бухгалтерскому учету списывают сразу же, как оно поступает к нам. Да и в ИТ это часто используется, только под другим соусом. Например, всякие мышки, клавиатуры – это малоценное ТМЦ. Бухгалтерии вообще все равно на это оборудование. Это расходный материал. Т.е. факт, что это оборудование пришло фиксируется, и так же сразу списывается.
Получается, нам необходимо выбрать группы оборудования, которые мы будем вести и контролировать.
Мы должны задать себе всего один вопрос: Что мы должны контролировать, а что нет? Выписав категории оборудования мы разработаем учетную модель. Вносим в учетную систему эти категории, а в них каждую отдельную позицию.
В Управление IT-отделом 8, мы этот момент решили введением двух сущностей номенклатуры и карточки номенклатуры. Карточка это конкретное оборудование, а номенклатура – это группировка, или категория конкретного оборудования.

Жизненный цикл оборудования

Отлично. У нас есть категории или оборудование в этих группах. Мониторы, память, принтеры и прочее. Тут мы приходим ко второму этапу. Каждая позиция имеет свой жизненный цикл. Оборудование рождается, живет, ломается, ремонтируется и в конечном итоге умирает. Это складской учет + ремонты. Оборудование имеет статус, который меняется.
Обдумайте жизненный цикл. Не факт, что вам сразу нужно учитывать все состояния оборудование. Например, статусы: “в резерве на замену” и “новый” можно объединить в один как “новый” и не мучить себя с такой детализацией учета.

Учет характеристик (параметров)

По активами нам необходимо знать об их характеристиках, как мы выяснили ранее. Причем характеристики могут быть не только у материальных активов, но и у не материальных тоже. Например, подписка ИТС 1С – это тоже наш актив, которым мы можем пользоваться. Эта подписка имеет сроки действия, которая является характеристикой и ее нам необходимо знать, чтобы не забыть оплатить вовремя. Для материальных же активов это характеристики оборудования.
Например, для жесткого диска – это тип (SATA, SAS, SSD), размер (512 Гб, 1 Тб) и т.п. Причем характеристики могут быть расширяемые. Т.е. сегодня нам нужно только это, а завтра мы можем добавить что-то свое.

Идентификация компьютеров и оргтехники

На этом этапе необходимо подумать о том, как мы будем идентифицировать оборудование. Предположим у нас стоит два абсолютно одинаковых монитора, но один был в ремонте, а другой нет. Из них нужно выбрать один и поставить директору. Какой? Очевидно тот, который не ломался ранее. А какой из них не ломался? Понятное дело нужен какой-то признак, по которому мы можем однозначно указать на оборудование и точно понимать, что это оно и есть. Т.е. их надо различать между собой и у каждого должна быть история ремонтов, движений, где и когда находилось и т.п.
Варианты решения этой задачи:
1. Этикетка с серийным/инвентарным номером. Серийного номера может и не быть, а вот инвентарный при начале ведения учета мы должны присвоить. Минус только один – нужно много сил, чтобы все оборудование обклеить и к тому же бумага со временем может выгореть. Понятное дело тут все зависит от самой бумаги, но все же.
2. Этикетка со штрих-кодом. Тут проще, но по сути это вариация варианта выше. Штрихкод универсален и может быть любого типа.
3. Паспорт рабочего места. Аналогично п.1, но слишком большая бумажка.

МПЗ или ОС?

Это первый вопрос, которым задается бухгалтер, беря в руки счёт-фактуру на приобретенную технику. Компьютер можно учитывать как в составе материально-производственных запасов, так и в составе основных средств.

Согласно ПБУ 6/01 «Учёт основных средств, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ, и Письма Минфина от 17.02.2016 N 03-03-07/8700 для того чтобы приобретенная техника была отнесена к основным средствам, должны соблюдаться одновременно следующие требования:

  • Компьютер должен использоваться для управленческих нужд или для оказания платных услуг или производства продукции.
  • Не предназначен для дальнейшей перепродажи.
  • Использоваться будет не менее одного года.
  • Приносит экономическую выгоду (доход) в будущем.
  • Первоначальная стоимость приобретенного оргтехники должна составлять для целей бухгалтерского учета свыше 40 000,00 рублей, для налогового учета –100 000,00 рублей.

Предел стоимости, при котором относят приобретаемые ценности в состав основных средств для целей бухгалтерского учета устанавливается в учетной политике организации и может быть ниже 40 000,00 рублей, но не выше.

Учёт общим блоком или по-отдельности?

Это следующий вопрос. Основная комплектация компьютера включает:

  • системный блок;
  • источник бесперебойного питания;
  • монитор;
  • клавиатура;
  • мышь.

Так как эти составляющие самостоятельно функционировать не могут, их следует учитывать единым инвентарным объектом. А вот принтер, особенно если это МФУ можно учитывать отдельно, ведь он может работать независимо от компьютера.

Для определения относить ли в этом случае объект к основным средствам в учет берётся общая стоимость приобретенной техники. Чтобы было понятнее, разберём пример.

Пример 1.

Компанией «Вереск» была приобретена следующая техника:

Таким образом, учитывать приобретенную технику следует как единый инвентарный объект, более того, если для наладки компьютера будет приглашен сторонний программист, которому будут оплачены услуги, эти расходы также следует включить в итоговую стоимость компьютера. Данные услуги рассматриваются как «доведение до состояния годного к эксплуатации».

Как видим, общая стоимость составляет 41 000,00 рублей, а значит это основные средства.

Для документального оформления поступления применяются следующие унифицированные формы документов:

  • акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);
  • заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
  • инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Бухгалтерские проводки по учет компьютера как основных средств:

*Срок службы 5 лет. Годовая норма амортизации 20% (100%/5 лет). Норма в месяц — 1,67 % (20% / 12 месяцев).

Пример 2.

Той же компанией «Вереск» был приобретен ещё один компьютер, но с меньшей производительностью, а следовательно и дешевле:

Не смотря на то, что на первый взгляд ситуация та же, что и с первым компьютером, но из обязательных условий для отнесения к основным средствам, не соблюдена стоимость – она ниже установленного порога. Следовательно, компьютер необходимо учитывать в составе материально-производственных запасов.

Для документального оформления поступления применяются в этом случае следующие унифицированные формы документов:

  • акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);
  • заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
  • инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Бухгалтерские проводки по учет компьютера как основных средств:

Ремонт или модернизация?

Рано или поздно возникает ситуация, когда необходимо либо отремонтировать, либо усовершенствовать имеющуюся технику.

Если приобретаются комплектующие, предназначенные для замены уже имеющейся в организации компьютерной техники, это однозначно материально-производственные запасы и им не нужно присваивать инвентарные номера.

Тогда возникает вопрос: «В чем разница между ремонтом и модернизацией?» (в плане учёта). Разница в том ,что модернизация увеличивает стоимость основных средств, которые подлежат усовершенствованию, а ремонт – нет.

Необходимо четко определять характер расходов, так как на остаточную стоимость основных средств начисляется налог на имущество организации, следовательно, если необоснованно отнести расходы на ремонт к расходам на модернизацию и увеличить стоимость компьютера, вырастут расходы на уплату имущественного налога.

Итак, ремонт – это замена вышедшей из строя составляющей части компьютера на аналогичную по характеристикам (блок питания, монитор на такие же).

Если учет комплектующие учитываются как отдельные объекты, то при замене списываются пришедшие в негодность. Необходимо будет составить Акт списания. Если же заменяются части компьютера, который стоит на балансе как основное средство, то списывается стоимость установленных комплектующих.

Затраты списываются в месяце, когда они были понесены.

Пример 3.

Сгорел источник бесперебойного питания компьютера, который является основным средством.

Модернизация же – это усовершенствование чего либо. Если при ремонте компьютера будут заменены, к примеру процессор, жесткий диск, материнская плата и прочее на более мощные, это уже будет модернизация и необходимо будет увеличивать стоимость компьютера как инвентарного объекта.

Учет компьютерной техники при ее модернизации затрагивает 08 счет, на нём собираются понесенные затраты.При завершении работ суммы с 08 счета переводятся на дебет 01 счета для формирования новой первоначальной стоимости

Информация о произведенной модернизации отражается в акте ОС-3 и инвентарной карточке.

Покупка комплектующих, из которых будет состоять основное средство

Подготовительная работа заключается в создании группы номенклатуры со счетом 07.
Изначально происходит оприходование комплектующих для компьютера, как оборудования. Чтобы это сделать, нужно в программе использовать документ под названием “Поступление товаров и услуг”, выбрав вид операции “Оборудование”.
Так как комплектующие приобретаются с целью дальнейшего их использования для сборки основного средства, оприходовать их необходимо на счет 07 “Оборудование к установке”. Последовательно заполняются карточки для комплектующих. Для создания карточки, нужно нажать кнопку “Создать”, ввести все необходимые реквизиты (группа, наименование, производитель, артикул, импортер и т.д.) и подтвердить действия “Записать и закрыть”.
Все купленные комплектующие нужно ввести в группу под названием “Оборудование к установке” справочника “Номенклатура”. В настройках счетов учета номенклатуры счет для данной группы номенклатуры указан под номером 07 “Оборудование к установке”.
После того, как в табличной части документа элемент справочника был выбран, реквизиты “Счет учета НДС” и “Счет учета” заполнятся автоматически согласно ранее заданным настройкам.

Рис.1

Во время проведения документа были сформированы такие бухгалтерские проводки:

Рис.2
Если мыши, клавиатуры и системные блоки приобретались у другого поставщика, это отражается в базе аналогичным документом. Приходные документы для каждого отдельного контрагента, а также набора товара вводятся в таком случае отдельно.

Как провести монтаж приобретенного оборудования

Сборка основного средства также должна отображаться в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8.2. Делать это необходимо посредством документа с названием “Передача оборудования в монтаж”. После введения необходимых реквизитов в форму документа, таких как название организации, склад, номер, дата, объект строительства и статья затрат, действия подтверждаются путем нажатия клавиши “Провести и закрыть”.

Рис.3
Такой документ может сформировать первоначальную стоимость персонального компьютера, как основного средства. Чтобы показать затраты нужно использовать счет под номером 08.03, название которого “Строительство основных средств”. На данном счете бухгалтером ведется аналитический учет в разрезе строительных объектов. Как объект строительства в данном случае вводим компьютер, подлежащий сборке, это и будет объектом аналитического учета к счету номер 08.03.
Там, где находится табличная часть документа, будут добавляться комплектующие будущего компьютера, при этом не стоит забывать указывать правильное количество оборудования, необходимого для одной единицы объекта основного средства. Счет 08.03 не предполагает ведение количественного учета, поэтому ввести одним документом несколько единиц оборудования никак не получится.
После проведения документом “Передача оборудования в монтаж” формируется проводка в дебет счета 08.03, кредит счета 03.

Рис.4

Как происходит отражение расходов на монтаж (сборку) оборудования

Расходы, понесенные на сборку персонального компьютера, можно отразить с помощью документа под названием “Поступление товаров и услуг”. Для создания такого типа документов последовательно нужно последовательно нажать «Покупки и продажи», потом «Поступление товаров и услуг», а затем «Поступление», «Оборудование». Во вновь созданном документе нужно выбрать вид операции “Оборудование”, а среди закладок “Оборудование”, “Товары”, “Услуги”, “Возвратная тара”, “Счета расчетов”, “Дополнительно” выбрать опцию с названием “Услуги”. Когда все необходимые поля заполнены и проверены, создание документа подтверждается кнопкой “Провести и закрыть”.

Рис.5
После проведения данный документ сформирует необходимые проводки.

Рис.6
Из данных бухгалтерских проводок видно, что стоимость услуг по сборке компьютера также вошла в первоначальную стоимость основного средства под названием “Компьютер”.

Как происходит учет смонтированного оборудования

Так как по дебету счета 08.03 собрали все затраты на то, чтобы приобрести оборудование и осуществить его сборку (монтаж), теперь необходимо ввести персональный компьютер в эксплуатацию.
Ведение в эксплуатацию осуществляется при помощи документа “Принятие к учету ОС”. Если объект основного средства требует работ по сборке, выполняемых с учетом дополнительных затрат, то подобное действие следует также оформлять с помощью документа “Принятие к учету ОС”. Для этого нажимается гиперссылка “Принятие к учету ОС”, которая находится в разделе “Основные средства и НМА” ниже ссылки “Передача оборудования в монтаж”
Итак, создаем новый документ. В ячейке “Вид операции” выбираем “Объекты строительства”. Правее находится ячейка с оглавлением “Событие ОС”, там находим “Принятие к учету с вводом в эксплуатацию”.

Рис.7

Там, где необходимо ввести объект строительства, выбираем “Компьютер”, а справа от него располагается кнопка “Рассчитать суммы”. После нажатия на нее программа автоматически сформирует первоначальную стоимость основного средства по налоговому и бухгалтерскому учету. Эту стоимость будет списано с дебета счета номер 08.03, объектом аналитического учета является “Компьютер” (свериться можно будет с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 08.03).
Следующим этапом является создание в справочнике “Основные средства” нового основного средства с наименованием “Компьютер”. С этой целью в табличной части справочника “Основные средства” нужно добавить новую строку, а в форме списка, который открылся в том же справочнике, добавляем интерактивным способом новый элемент.
В процессе ввода в справочник нового элемента сразу вводить все необходимые реквизиты совершенно не обязательно, ведь их основная масса записывается с помощью документа “Принятие к учету”. На начальном этапе можно ввести только самые необходимые реквизиты, то есть те, без которых запись элемента справочника не осуществится — наименование основных средств и их группа учета.

Рис.8
В поле “Наименование” следует указать “Компьютер”, а если нажать на кнопку выбора строки “Группа учета ОС”, то там нужно поискать определение “Офисное оборудование”. Таким образом, вкладка “Основные средства” будет заполнена только частично. То есть такие поля, как “Группа”, “Изготовитель”, “Заводской номер”, “Номер паспорта (регистрационный)”, “Дата выпуска (постройки)” остаются незаполненными.
Далее необходимо перейти на закладку “Бухгалтерский учет”. В поле “Порядок учета” выбираем “Начисление амортизации”, после чего станут доступными на закладке реквизиты, которые обязательно нужно заполнить, чтобы амортизация была начислена адекватно. Это и “МОЛ”, и “Способ поступления”, и “Счет учета”, “Счет начисления износа”, “Способ начисления амортизации”, “Способы отражения расходов по амортизации”, сколько составляет срок полезного использования основного средства в месяцах.

Рис.9
Аналогичным способом заполняется закладка “Налоговый учет”, чтобы можно было по данному основному средству зачислить налоговую амортизацию.

Рис.10
После того, как все реквизиты были введены, проводим документ.
При проведении сформируются такие проводки:

Рис.11
Из данного документа можно напечатать форму ОС-1 “Акт о приеме-передаче ОС”. Для этого вверху справа есть клавиша “Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1).

Рис.12
Как видим, в программе 1С Бухгалтерия отражается приобретение, монтаж, а также принятие к учету основного средства, которое состоит из нескольких комплектующих.
Рассмотренный случай по покупке в разных местах монитора, системного блока, мыши, клавиатуры, а также учет сборки и стоимости программного обеспечения, является всего лишь одним из возможных вариантов приобретения основного средства путем покупки и сборки комплектующих деталей. Нередко таким способом организация решает приобрести, например, кондиционеры, либо специализированную аппаратуру, ведь руководство, в первую очередь, заинтересовано в экономии бюджета. В обязанность же бухгалтера, в свою очередь, входит правильное оформление всех бухгалтерских операций.

Под оргтехникой принято понимать машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования.

Оргтехника может быть учтена как основное средство или материально-производственные запасы в зависимости от стоимости и иных факторов. Порядок списания зависит от порядка учета и оснований выбытия.

Обоснование: Согласно Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) (действовавшему до 01.01.2017) коду 14 3520586 соответствовала аппаратура оргтехники, однако в действующем Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2018-ст) (далее – ОКОФ 013-2014) данный вид основных фондов отсутствует, при этом переходным ключом, утвержденным Приказом Росстандарта от 21.04.2016 N 458 “Об утверждении прямого и обратного переходных ключей между редакциями ОК 013-94 и ОК 013-2014 (СНС 2008) Общероссийского классификатора основных фондов” предлагается выбрать подходящий код из диапазона 330.28.23 “Машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования” (330.28.23.1 – 330.28.23.23).

Оргтехника может быть учтена не только как основные средства, но и как материальные запасы.

Наиболее распространенными причинами списания оргтехники являются продажа или ликвидация (демонтаж) ввиду невозможности ее дальнейшего использования (поломка, повреждение и т.д.).

Бухгалтерский учет оргтехники

В основном оргтехника соответствует понятию основного средства, которое принимается к учету по первоначальной стоимости, установленному п. 4 Положения по бухгалтерскому учету “Учет основных средств” ПБУ 6/01 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н) (далее – ПБУ 6/01).

Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Для принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету составляется акт о вводе в эксплуатацию. Организация может утвердить в учетной политике применение формы N ОС-1 или иной самостоятельно разработанной формы, содержащей обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ).

При принятии объекта основного средства к бухгалтерскому учету по нему подлежит начислению амортизация, которая начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01).

Амортизация начисляется в соответствии с методом, выбранным организацией в учетной политике, независимо от того, используется объект основных средств, принятый к учету, в деятельности организации в текущем периоде или нет, за исключением случаев консервирования объекта на срок более трех лет по решению руководства.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, основные фонды по коду 330.28.23 “Машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования” ОКОФ 013-2014 относятся к четвертой амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно), за исключением случаев, специально предусмотренных в указанной Классификации (например, основные фонды под кодом 330.28.23.22 “Машины копировальные офсетные листовые для офисов” ОКОФ 013-2014 относятся к третьей амортизационной группе).

Организация вправе в учетной политике предусмотреть возможность учета оргтехники стоимостью не более 40 000 руб. в качестве материально-производственных запасов, учет которых осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету “Учет материально-производственных запасов” ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н) (далее – ПБУ 5/01) (п. 5 ПБУ 6/01).

В таком случае оргтехника, используемая для управленческих нужд организации, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (затраты организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов) (п. п. 5 и 6 ПБУ 5/01).

Момент принятия материальных запасов к бухгалтерскому учету связан с моментом перехода права собственности на приобретаемые материальные запасы. Указанный момент определяется в соответствии с условиями договора о приобретении, в котором прописан момент перехода права собственности. В случае если в договоре таких условий не содержится, то необходимо руководствоваться нормами ст. ст. 223, 224, 458 Гражданского кодекса РФ, регулирующих порядок исполнения обязанности и возникновения права собственности у приобретателя.

Налоговый учет оргтехники

В случае если стоимость оргтехники не превышает 100 000 руб., то такая оргтехника не признается амортизируемой для целей исчисления налога на прибыль, затраты на ее приобретение включаются в состав материальных расходов согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию или в течение более одного отчетного периода в порядке, определенном им самостоятельно с учетом срока использования такого имущества или иных экономически обоснованных показателей. При этом способ и порядок учета расходов на неамортизируемое имущество должен быть закреплен в учетной политике для целей налогообложения (Письмо Минфина России от 20.05.2016 N 03-03-06/1/29124).

В случае если стоимость оргтехники превышает 100 000 руб., то такое имущество признается основным средством, на первоначальную стоимость которого подлежит начисление амортизации.

Первоначальная стоимость оргтехники как основного средства определяется как сумма расходов на ее приобретение (а в случае, если основное средство получено налогоплательщиком безвозмездно либо выявлено в результате инвентаризации, – как сумма, в которую оценено такое имущество в соответствии с п. п. 8 и 20 ч. 2 ст. 250 НК РФ), сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором она пригодна для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Замена старого системного блока на новый в учреждении госсектора в соответствии с ФСБУ

эксперт Контур.Школы по учету в учреждениях бюджетной сферы

Составные части компьютера нередко приходится списывать из-за поломки. Так же в связи с развитием технологий компьютеры морально устаревают быстрее, чем другие виды техники. Поэтому даже рабочие компьютеры нужно обновлять через 3–5 лет. Как бухгалтеру учесть замену вышедшей из строя или устаревшей части компьютера? Разберем требования ФСБУ на примере.

Как учитывать компьютеры и комплектующие

С точки зрения Инструкций по бухгалтерскому учету в учреждениях госсектора, компьютер является «обособленным комплексом конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы».

Ранее в письмах Минфина не раз разъяснялось, что комплектующие, являющиеся составными частями компьютера, не могут выполнять свои функции по отдельности. Следовательно, компьютер должен учитываться как основное средство, единый инвентарный объект, а монитор, системный блок, клавиатура, мышь, до сборки компьютера, как материальные запасы.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций госсектора «Основные средства» содержит такое же определение: «объектом основных средств признается обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы».

Пример

На балансе учреждения числится инвентарный объект — компьютер стоимостью 108 000 ₽ ., приобретенный в 2016 году.

Компьютер состоит из:

  • системного блока — стоимостью 63 000 ₽
  • монитора — стоимостью 35 000 ₽
  • блока питания, клавиатуры, мыши — стоимостью 10 000 ₽

В 2018 г. системный блок сломался. На момент замены системного блока сумма начисленной амортизации на компьютер составила 72 000 ₽ .

В соответствии с методологией бюджетного учета системный блок, монитор, блок питания, клавиатура, мышь приобретались учреждением в 2016 г. как материальные запасы, принимались к учету на счет 105 36. Сборка компьютера отражалась на счете 106 31, и уже собранный компьютер учитывается на счете 101 34.

При списании неисправного системного блока происходит ликвидация части объекта основного средства.

Учреждению следует не списывать компьютер полностью, а списать лишь системный блок, пришедший в негодность, а затем включить в инвентарную карточку компьютера новый системный блок.

Алгоритм списания системного блока

Шаг 1. Сторонняя экспертная организация составляет акт о том, что системный блок сломан и восстановлению не подлежит.

Шаг 2. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов:

  • определяет стоимость системного блока в общей стоимости компьютера, рассчитывает сумму амортизации, приходящуюся на него;
  • составляет акт о частичной ликвидации объекта основных средств, оформляет актом операцию доукомплектации компьютера;
  • утверждает акты у руководителя учреждения.

Шаг 3. Бухгалтерия оформляет проводками:

  • частичное списание системного блока;
  • доукомплектацию компьютера;
  • вносит изменения в инвентарную карточку.

Почти все перечисленные операции производятся бухгалтерией и действия распределены в данном случае в соответствии с авторством подписи, стоящей в документе.

Частичное списание системного блока

Проводки по частичному списанию основных средств есть в Инструкциях 174н, 183н, 162н. Например в п. 12 Инструкции 174н говорится: «ликвидация части объекта основного средства, являющегося единицей инвентарного учета, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация», счета 040110172 «Доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета «010100000».

Сумма амортизации, приходящаяся на системный блок, в момент его частичного списания составила:

72 000 /108 000 * 63 000 = 42 000 ₽ .

Остаточная стоимость системного блока:

63 000 — 42 000 = 21 000 ₽ .

  • частичное списание стоимости компьютера на сумму остаточной стоимости системного блока: Дт 0 401 10 172 Кт 0 101 34 410 21 000 ₽ .
  • частичное списание стоимости компьютера на сумму начисленной амортизации системного блока: Дт 0 104 34 411 Кт 0 101 34 410 42 000 ₽ .

Если решение о дальнейшем использовании системного блока, изъятого из компьютера не принято, то отразить его следует на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение». На этом счете системный блок учитывают до принятия решения о его дальнейшем использовании (реализации, утилизации) (письмо Минфина России от 28.02.2018 № 02-06-10/12969).

Документ, которым можно оформить разукомплектацию компьютера в инструкциях не установлен. Нужно утвердить в учетной политике самостоятельно разработанный документ.

Обязательные реквизиты первичного документа предусмотрены п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора».

Доукомплектация компьютера

Согласно п. 27 ФСБУ «Основные средства» при замене отдельных составных частей основного средства, затраты по такой замене могут увеличивать стоимость объекта с одновременным уменьшением стоимости ОС на стоимость выбывающих частей. Учреждению нужно закрепить в своей учетной политике применение в бухгалтерском учете положений 27 пункта ФСБУ «Основные средства» в отношении групп основных средств.

Алла Жукунова, эксперт Контур.Школы: Напишите в учетной политике, в отношении каких групп основных средств, отдельных видов объектов вы будете применять положения п. 27 стандарта «Основные средства». Можно использовать стоимостные критерии. Например, установить в учетной политике, что положения п. 27 стандарта «Основные средства» учреждение будет применять только при замене частей, имеющих существенную стоимость.

Существенность стоимости части объекта имущества учреждение так же определяет самостоятельно. Это можно прописать в учетной политике, как процентное соотношение. Например, стоимость части объекта имущества считается существенной, если составляет 30 и более процентов от общей стоимости ОС.

Новый системный блок приобретен за 65 000 ₽ по статье 340 КОСГУ. Стоимость его является существенной. Принято решение увеличить первоначальную стоимость компьютера на стоимость системного блока.

  • отражены капитальные вложения в связи с дооборудованием компьютера:
    Дт 0 106 31 310 Кт 0 105 36 440 65 000 ₽
  • увеличена первоначальная стоимость компьютера:
    Дт 0 101 34 310 Кт 0 106 31 310 65 000 ₽

Оформить операцию доукомплектации компьютера нужно Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ф.0504103. Изменения комплектации компьютера обязательно отражаем в Инвентарной карточке ф.0504031.

Если в учетной политике не установить порядок учета замены составных частей объекта ОС, имеющих существенную стоимость, а списать стоимость сломанного системного блока в расходы или, наоборот, увеличить стоимость компьютера на стоимость нового системного блока, не уменьшив на остаточную стоимость вышедшей из строя части, то можно получить замечание проверяющих. Ведь в таких случаях балансовая стоимость компьютера может оказаться либо заниженной, либо завышенной.

В нашем примере после замены системного блока изменится стоимость компьютера:

108 000 — 63 000 + 65 000 = 110 000 ₽

Изменится и амортизация, которую предстоит начислить на компьютер с новым системным блоком:

108 000 — 72 000 — 42 000 + 65 000 = 59 000 ₽

Стандарт «Основные средства» не дает ответ на вопрос, как начислять амортизацию при замене частей основного средства. Пропишите это в учетной политике. Например, можно действовать так:

  • если амортизация линейным способом начислена по компьютеру не полностью — при определении новой ежемесячной суммы амортизации равномерно распределяйте увеличившуюся остаточную стоимость на протяжении оставшегося срока полезного использования;
  • если по компьютеру начислена амортизация 100% — доначисляйте амортизацию доукомплектованного ОС до 100% единовременно.

Новое, что предлагает ФСБУ «Основные средства» по учету основных средств:

Инвентарным объектом может признаваться часть объекта имущества, в отношении которой можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала. Но при этом должны выполняться условия:

  • часть объекта имущества, имеет отличный от остальных частей срок полезного использования (способ получения будущих экономических выгод или полезного потенциала);
  • стоимость части объекта имущества составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества, т.е. является существенной.

Такая единица учета основных средств определяется как отдельный инвентарный объект, независимо от того, можно ее физически обособить от других частей объекта ОС или нельзя.

В нашем примере стоимость нового системного блока является существенной, срок его полезного использования отличается от остальных частей компьютера и тогда вместо доукомплектации компьютера новым системным блоком, можно принять к учету этот системный блок как отдельное основное средство. Необходимо присвоить ему инвентарный номер и завести отдельную инвентарную карточку.

Но такой вариант учета должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Что нового в учете компьютерной техники

При учете компьютеров в 2018 году, необходимо принять во внимание вступившие в силу с 1 января 2018 года приказы Минфина России от 31.12.2016 года:

  • № 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»
  • № 257н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства»

Данные федеральные стандарты обязательны к применению учреждениями. При этом продолжают действовать инструкции по учету № 157н, 162н, 174н, 183н.

В настоящее время учреждения госсектора могут использовать два подхода к учету компьютера как основного средства:

  1. Учитывать компьютер как комплекс конструктивно сочлененных предметов, включающий системный блок, монитор, клавиатуру, мышь и т.д.;
  2. Учитывать системный блок и монитор как самостоятельные основные средства. При этом клавиатура, мышь и другие части являются составными частями системного блока.

Обязательно установите в учетной политике, способ учета компьютера как инвентарного объекта и какая стоимость части компьютера будет для вашего учреждения существенной. От этого зависит учет замены вышедшей из строя или устаревшей части компьютера.

По классификации ОС компьютеры, принтеры и серверы отнесены ко второй амортизационной группе как машины офисные прочие — код ОКОФ 330.28.23.23. Таким образом, эти ОС являются имуществом со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно (Письмо от 11.09.2012 № 02-06-10/3621).

Повышение квалификации в Контур.Школе: Бухгалтерский учет в бюджетных организациях . Главному бухгалтеру бюджетного, казённого, автономного учреждения. Диплом о профессиональной переподготовке 272 ак.часа., 33 онлайн-урока: теория и практика

Как отразить в бухгалтерском учете покупку компьютерной техники

Зачем вести учет компьютерной техники в IT?

Неожиданно выясняется, что часть оборудования переместили, часть списали, другая часть не известно куда делась. Бухгалтерия в ярости, руководитель ИТ в замешательстве, а эникейщики нарезают круги по фирме и впопыхах ищут где же та или иная оргтехника.

Так происходит потому, что бухгалтерии важен бухгалтерский учет, а в ИТ-структуре часто учет управленческий. Главной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. Т.е. выгодно, чтобы это оборудование стояло вот там? Отлично, переносим. Директор сказал, что бы мы обеспечили рабочим местом нового сотрудника, а свободное оборудование числится в другой фирме холдинга? Вот это и есть управленческий учет, который часто не совпадает с бухгалтерским и тем более налоговым.
Действительно, как решить вопрос с бухгалтерией? На самом деле это хороший вопрос. Очевидно, ИТ-отдел никто не пустит отражать в бухгалтерии все, что касается бух учета. Бухгалтерии вообще все равно где и как работает оборудование, им самое главное чтобы в любой момент могли показать где оно, оперативно подавались сведения о списании оргтехники, картриджей, клавиатур с мышками, а остальное им совершенно не важно. Это первое.

Второе – что мы будем делать, когда срочно нужно узнать где стоит то или иное оборудование? По бухгалтерии ИБП закреплен за Ивановым, а где этот Иванов находится совершенно не ясно. Вроде бы наши ИТ-специалисты и переносили и настраивали, но когда и где – никто сразу и не вспомнит.

Третий момент. Нам поставили задачу докинуть на конкретном древнем компьютере память, чтобы работал побыстрее. Тут даже бухгалтерия не поможет, они могут вести учет копмплектов, а уж о том, что “внутри” они и не знают. Чтобы понять где можно достать лишней памяти, нам нужно методом перебора, вскрывать каждый компьютер или запускать на компьютере программу мониторинга и определять что внутри и только после этого мы найдем то, что нам нужно. Приходим с вами к очевидному решению. Нам нужна отдельная программа, в которой можно было бы вести учетом оборудования. При этом необходимо, чтобы она закрывала все потребности IT в части учета ТМЦ, программа должна не просто вести учет каждой комплектующей, а еще и учитывать и параметры (характеристики). Цель ясна и самое главное мы выяснили зачем это все нужно.

О какой технике идет речь?

Из школьной программы по информатике мы помним, что существуют такие понятия, как «внутренние» устройства (ОЗУ, процессор, материнская плата и т.д.), «внешние» устройства (их иногда еще называют «периферийными»), а также межпериферийные устройства. Что касается внутренних устройств, их отличительной чертой является то, что без них невозможна работа компьютера. Как правило, все они расположены в системном блоке. Периферийные устройства, соответственно, можно включить или отключить – это не повлияет на работу техники. Почему мы все это рассказываем? Дело в том, что методология учета техники, в данном случае, будет во многом зависеть от того, сколько стоит «общий» компьютер, приобретался ли он в собранном виде, или закупался по комплектующим, какое количество техники приобретено, какой режим налогообложения применяет организация и сколько стоит сумма всех закупленных компьютеров.

В общем, интересных нюансов здесь предостаточно. Давайте разбираться:

Как нам подсказал клиент по услуге «аренда программы 1С », если компьютер приобретается в сборе, т.е. сразу с системным блоком, монитором, клавиатурой и мышью (и это отражено в товарной накладной единой позицией), то он приходуется полностью. Если в накладной компьютер разбит на комплектующие, то каждой из них необходимо присвоить инвентаризационный номер и далее учитывать раздельно. Более того, если совокупная стоимость всех купленных компьютеров превышает 100 МРОТ, то они учитываются в составе основных средств.

Следует обратить внимание на то, что указано в учетной политике организации. Согласно 5 ПБУ 6/01 и пункту 7 ПБУ 1/2008, если основные средства, стоимостью до 40 тысяч рублей учитываются в качестве материально-производственных затрат, то приобретаемое имущество (в нашем случае, компьютер) отражается на счете 10 и списывается по кредиту счетов 20,44 или 26.

В том случае, если это не предусмотрено в учетной политике, то каждый объект отражается как основное средство на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», кредитуя со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а затем переносится на счет 01 «Основные средства».

Компьютер стоимостью менее 40000 рублей можно воспринимать в качестве материальных расходов, согласно пункту 1 статьи 256 НК РФ;

Если есть необходимость приходовать компьютер в качестве основного средства, то здесь необходимо решить вопрос с амортизацией, в частности, со сроком его эксплуатации и износом. Исходя из этих норм, определяется размер амортизационных отчислений и они списываются на дебет 20,44 или 26 счета и кредит 02 счета.

В первом случае компьютер «разбивается» на комплектующие и затраты на него относятся к материальным расходам. Во втором – в качестве основного средства с присвоением инвентаризационного номера для одного «цельного» устройства.

Новая техника или б/у? Что выгоднее покупать?

По долгу службы мы время от времени посещаем различные организации, общаемся с людьми, решаем с ними какие-то рабочие вопросы. Понятное дело, что мы не можем, общаясь с клиентом, не замечать, уж простите, на каком он сидит стуле, насколько качественно и эстетично выполнен ремонт у него в офисе и, в конце концов, какой у него установлен компьютер на рабочем месте. По нашим скромным наблюдениям, немалое число работодателей не отдает большого предпочтения закупки «мощной» техники, останавливая свой выбор на достаточно «простых» технических решениях. Правильно это или нет – это во многом субъективный вопрос, ответ на который каждый сможет дать себе сам.

Но здесь есть одна проблема, которая касается наших многострадальных коллег из числа бухгалтеров – они уж больно часто жалуются на то, что у них «глючит» 1С, что программа «очень медленно работает» и что постоянно приходится ее перезапускать. Отчасти это связано с тем, что и так не на слишком «сильные» компьютеры устанавливается достаточно «тяжелое» ПО, в виде «коробочной» 1С.

Дорогие друзья… Давайте уже начисто забудем про этот атавизм в виде установки «одинэски» на жесткий диск. Зачем это нужно, когда многие уже давно и успешно используют 1С 8.3 в облаке – быстрый, удобный и интуитивно понятный сервис, позволяющий решать производственные задачи без каких бы то ни было проблем. Самое главное, что он не занимает место на жестком диске и скорость его работы не зависит от новизны или «моральной устарелости» компьютера. Воспользуйтесь бесплатным доступом на 14 дней и оцените все его преимущества! Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!

У б/у техники тоже есть свои плюсы

Говорят, что покупая автомобиль с пробегом, человек вместе с ним покупает и проблемы другого человека. Наверное, то же самое утверждение можно переложить и на компьютерную технику. И все же у этого тоже есть свои неоспоримые плюсы. Представим себе ситуацию, что группа студентов, не имеющая больших средств в качестве начального капитала, решила открыть свой собственный бизнес. Предполагается, что штат будущей фирмы будет состоять из пяти человек. Разумеется, если они собираются находиться в офисе, им потребуются компьютеры. Спрашивается, где их можно взять? Ответ очень простой – купить где-нибудь на Avito. Кстати, мы как-то рассказывали об этой площадке…

Что они получат взамен? Правильно – недорогую технику, вроде бы работающую. Как говорится, на первое время пойдет. И вот здесь возникает вопрос: «Как отразить в бухгалтерском учете подержанные компьютеры»? Это как раз-таки очень интересно. То, что продается на схожих площадках, не подлежит какому-либо документальному оформлению, т.к. реализацией товаров на них занимаются преимущественно физические лица. Как бы потом не возникло проблем с проверяющими органами, которым уж больно станет интересно, откуда взялись компьютеры, хоть и старые… Молодым предпринимателям следует быть к этому готовым.

Как учитывать компьютерное оборудование?

Давайте попробуем подобрать критерии. В помощь нам приходит методология ITIL в части IT asset management (ITAM).
ITAM – методология учета ИТ-активов и управления ИТ-ресурсами на всем их жизненном цикле. Сами же IT-активы делятся на два вида: материальные (компьютеры, ноутбуки, мониторы и т.д.) и не материальные (программное обеспечение, лицензии, подписки и т.д.)

Разработать учетную модель

На первом этапе необходимо понять, а все ли компьютерное оборудование нам необходимо учитывать? В бухгалтерии есть такое понятие как малоценное ТМЦ. Часто, это ТМЦ по бухгалтерскому учету списывают сразу же, как оно поступает к нам. Да и в ИТ это часто используется, только под другим соусом. Например, всякие мышки, клавиатуры – это малоценное ТМЦ. Бухгалтерии вообще все равно на это оборудование. Это расходный материал. Т.е. факт, что это оборудование пришло фиксируется, и так же сразу списывается.
Получается, нам необходимо выбрать группы оборудования, которые мы будем вести и контролировать.
Мы должны задать себе всего один вопрос: Что мы должны контролировать, а что нет? Выписав категории оборудования мы разработаем учетную модель. Вносим в учетную систему эти категории, а в них каждую отдельную позицию.
В Управление IT-отделом 8, мы этот момент решили введением двух сущностей номенклатуры и карточки номенклатуры. Карточка это конкретное оборудование, а номенклатура – это группировка, или категория конкретного оборудования.

Жизненный цикл оборудования

Отлично. У нас есть категории или оборудование в этих группах. Мониторы, память, принтеры и прочее. Тут мы приходим ко второму этапу. Каждая позиция имеет свой жизненный цикл. Оборудование рождается, живет, ломается, ремонтируется и в конечном итоге умирает. Это складской учет + ремонты. Оборудование имеет статус, который меняется.
Обдумайте жизненный цикл. Не факт, что вам сразу нужно учитывать все состояния оборудование. Например, статусы: “в резерве на замену” и “новый” можно объединить в один как “новый” и не мучить себя с такой детализацией учета.

Учет характеристик (параметров)

По активами нам необходимо знать об их характеристиках, как мы выяснили ранее. Причем характеристики могут быть не только у материальных активов, но и у не материальных тоже. Например, подписка ИТС 1С – это тоже наш актив, которым мы можем пользоваться. Эта подписка имеет сроки действия, которая является характеристикой и ее нам необходимо знать, чтобы не забыть оплатить вовремя. Для материальных же активов это характеристики оборудования.
Например, для жесткого диска – это тип (SATA, SAS, SSD), размер (512 Гб, 1 Тб) и т.п. Причем характеристики могут быть расширяемые. Т.е. сегодня нам нужно только это, а завтра мы можем добавить что-то свое.

Идентификация компьютеров и оргтехники

На этом этапе необходимо подумать о том, как мы будем идентифицировать оборудование. Предположим у нас стоит два абсолютно одинаковых монитора, но один был в ремонте, а другой нет. Из них нужно выбрать один и поставить директору. Какой? Очевидно тот, который не ломался ранее. А какой из них не ломался? Понятное дело нужен какой-то признак, по которому мы можем однозначно указать на оборудование и точно понимать, что это оно и есть. Т.е. их надо различать между собой и у каждого должна быть история ремонтов, движений, где и когда находилось и т.п.
Варианты решения этой задачи:
1. Этикетка с серийным/инвентарным номером. Серийного номера может и не быть, а вот инвентарный при начале ведения учета мы должны присвоить. Минус только один – нужно много сил, чтобы все оборудование обклеить и к тому же бумага со временем может выгореть. Понятное дело тут все зависит от самой бумаги, но все же.
2. Этикетка со штрих-кодом. Тут проще, но по сути это вариация варианта выше. Штрихкод универсален и может быть любого типа.
3. Паспорт рабочего места. Аналогично п.1, но слишком большая бумажка.

МПЗ или ОС?

Это первый вопрос, которым задается бухгалтер, беря в руки счёт-фактуру на приобретенную технику. Компьютер можно учитывать как в составе материально-производственных запасов, так и в составе основных средств.

Согласно ПБУ 6/01 «Учёт основных средств, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ, и Письма Минфина от 17.02.2016 N 03-03-07/8700 для того чтобы приобретенная техника была отнесена к основным средствам, должны соблюдаться одновременно следующие требования:

  • Компьютер должен использоваться для управленческих нужд или для оказания платных услуг или производства продукции.
  • Не предназначен для дальнейшей перепродажи.
  • Использоваться будет не менее одного года.
  • Приносит экономическую выгоду (доход) в будущем.
  • Первоначальная стоимость приобретенного оргтехники должна составлять для целей бухгалтерского учета свыше 40 000,00 рублей, для налогового учета –100 000,00 рублей.

Предел стоимости, при котором относят приобретаемые ценности в состав основных средств для целей бухгалтерского учета устанавливается в учетной политике организации и может быть ниже 40 000,00 рублей, но не выше.

Учёт общим блоком или по-отдельности?

Это следующий вопрос. Основная комплектация компьютера включает:

  • системный блок;
  • источник бесперебойного питания;
  • монитор;
  • клавиатура;
  • мышь.

Так как эти составляющие самостоятельно функционировать не могут, их следует учитывать единым инвентарным объектом. А вот принтер, особенно если это МФУ можно учитывать отдельно, ведь он может работать независимо от компьютера.

Для определения относить ли в этом случае объект к основным средствам в учет берётся общая стоимость приобретенной техники. Чтобы было понятнее, разберём пример.

Пример 1.

Компанией «Вереск» была приобретена следующая техника:

Таким образом, учитывать приобретенную технику следует как единый инвентарный объект, более того, если для наладки компьютера будет приглашен сторонний программист, которому будут оплачены услуги, эти расходы также следует включить в итоговую стоимость компьютера. Данные услуги рассматриваются как «доведение до состояния годного к эксплуатации».

Как видим, общая стоимость составляет 41 000,00 рублей, а значит это основные средства.

Для документального оформления поступления применяются следующие унифицированные формы документов:

  • акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);
  • заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
  • инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Бухгалтерские проводки по учет компьютера как основных средств:

*Срок службы 5 лет. Годовая норма амортизации 20% (100%/5 лет). Норма в месяц — 1,67 % (20% / 12 месяцев).

Пример 2.

Той же компанией «Вереск» был приобретен ещё один компьютер, но с меньшей производительностью, а следовательно и дешевле:

Не смотря на то, что на первый взгляд ситуация та же, что и с первым компьютером, но из обязательных условий для отнесения к основным средствам, не соблюдена стоимость – она ниже установленного порога. Следовательно, компьютер необходимо учитывать в составе материально-производственных запасов.

Для документального оформления поступления применяются в этом случае следующие унифицированные формы документов:

  • акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);
  • заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
  • инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Бухгалтерские проводки по учет компьютера как основных средств:

Ремонт или модернизация?

Рано или поздно возникает ситуация, когда необходимо либо отремонтировать, либо усовершенствовать имеющуюся технику.

Если приобретаются комплектующие, предназначенные для замены уже имеющейся в организации компьютерной техники, это однозначно материально-производственные запасы и им не нужно присваивать инвентарные номера.

Тогда возникает вопрос: «В чем разница между ремонтом и модернизацией?» (в плане учёта). Разница в том ,что модернизация увеличивает стоимость основных средств, которые подлежат усовершенствованию, а ремонт – нет.

Необходимо четко определять характер расходов, так как на остаточную стоимость основных средств начисляется налог на имущество организации, следовательно, если необоснованно отнести расходы на ремонт к расходам на модернизацию и увеличить стоимость компьютера, вырастут расходы на уплату имущественного налога.

Итак, ремонт – это замена вышедшей из строя составляющей части компьютера на аналогичную по характеристикам (блок питания, монитор на такие же).

Если учет комплектующие учитываются как отдельные объекты, то при замене списываются пришедшие в негодность. Необходимо будет составить Акт списания. Если же заменяются части компьютера, который стоит на балансе как основное средство, то списывается стоимость установленных комплектующих.

Затраты списываются в месяце, когда они были понесены.

Пример 3.

Сгорел источник бесперебойного питания компьютера, который является основным средством.

Модернизация же – это усовершенствование чего либо. Если при ремонте компьютера будут заменены, к примеру процессор, жесткий диск, материнская плата и прочее на более мощные, это уже будет модернизация и необходимо будет увеличивать стоимость компьютера как инвентарного объекта.

Учет компьютерной техники при ее модернизации затрагивает 08 счет, на нём собираются понесенные затраты.При завершении работ суммы с 08 счета переводятся на дебет 01 счета для формирования новой первоначальной стоимости

Информация о произведенной модернизации отражается в акте ОС-3 и инвентарной карточке.

Покупка комплектующих, из которых будет состоять основное средство

Подготовительная работа заключается в создании группы номенклатуры со счетом 07.
Изначально происходит оприходование комплектующих для компьютера, как оборудования. Чтобы это сделать, нужно в программе использовать документ под названием “Поступление товаров и услуг”, выбрав вид операции “Оборудование”.
Так как комплектующие приобретаются с целью дальнейшего их использования для сборки основного средства, оприходовать их необходимо на счет 07 “Оборудование к установке”. Последовательно заполняются карточки для комплектующих. Для создания карточки, нужно нажать кнопку “Создать”, ввести все необходимые реквизиты (группа, наименование, производитель, артикул, импортер и т.д.) и подтвердить действия “Записать и закрыть”.
Все купленные комплектующие нужно ввести в группу под названием “Оборудование к установке” справочника “Номенклатура”. В настройках счетов учета номенклатуры счет для данной группы номенклатуры указан под номером 07 “Оборудование к установке”.
После того, как в табличной части документа элемент справочника был выбран, реквизиты “Счет учета НДС” и “Счет учета” заполнятся автоматически согласно ранее заданным настройкам.

Рис.1

Во время проведения документа были сформированы такие бухгалтерские проводки:

Рис.2
Если мыши, клавиатуры и системные блоки приобретались у другого поставщика, это отражается в базе аналогичным документом. Приходные документы для каждого отдельного контрагента, а также набора товара вводятся в таком случае отдельно.

Как провести монтаж приобретенного оборудования

Сборка основного средства также должна отображаться в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8.2. Делать это необходимо посредством документа с названием “Передача оборудования в монтаж”. После введения необходимых реквизитов в форму документа, таких как название организации, склад, номер, дата, объект строительства и статья затрат, действия подтверждаются путем нажатия клавиши “Провести и закрыть”.

Рис.3
Такой документ может сформировать первоначальную стоимость персонального компьютера, как основного средства. Чтобы показать затраты нужно использовать счет под номером 08.03, название которого “Строительство основных средств”. На данном счете бухгалтером ведется аналитический учет в разрезе строительных объектов. Как объект строительства в данном случае вводим компьютер, подлежащий сборке, это и будет объектом аналитического учета к счету номер 08.03.
Там, где находится табличная часть документа, будут добавляться комплектующие будущего компьютера, при этом не стоит забывать указывать правильное количество оборудования, необходимого для одной единицы объекта основного средства. Счет 08.03 не предполагает ведение количественного учета, поэтому ввести одним документом несколько единиц оборудования никак не получится.
После проведения документом “Передача оборудования в монтаж” формируется проводка в дебет счета 08.03, кредит счета 03.

Рис.4

Как происходит отражение расходов на монтаж (сборку) оборудования

Расходы, понесенные на сборку персонального компьютера, можно отразить с помощью документа под названием “Поступление товаров и услуг”. Для создания такого типа документов последовательно нужно последовательно нажать «Покупки и продажи», потом «Поступление товаров и услуг», а затем «Поступление», «Оборудование». Во вновь созданном документе нужно выбрать вид операции “Оборудование”, а среди закладок “Оборудование”, “Товары”, “Услуги”, “Возвратная тара”, “Счета расчетов”, “Дополнительно” выбрать опцию с названием “Услуги”. Когда все необходимые поля заполнены и проверены, создание документа подтверждается кнопкой “Провести и закрыть”.

Рис.5
После проведения данный документ сформирует необходимые проводки.

Рис.6
Из данных бухгалтерских проводок видно, что стоимость услуг по сборке компьютера также вошла в первоначальную стоимость основного средства под названием “Компьютер”.

Как происходит учет смонтированного оборудования

Так как по дебету счета 08.03 собрали все затраты на то, чтобы приобрести оборудование и осуществить его сборку (монтаж), теперь необходимо ввести персональный компьютер в эксплуатацию.
Ведение в эксплуатацию осуществляется при помощи документа “Принятие к учету ОС”. Если объект основного средства требует работ по сборке, выполняемых с учетом дополнительных затрат, то подобное действие следует также оформлять с помощью документа “Принятие к учету ОС”. Для этого нажимается гиперссылка “Принятие к учету ОС”, которая находится в разделе “Основные средства и НМА” ниже ссылки “Передача оборудования в монтаж”
Итак, создаем новый документ. В ячейке “Вид операции” выбираем “Объекты строительства”. Правее находится ячейка с оглавлением “Событие ОС”, там находим “Принятие к учету с вводом в эксплуатацию”.

Рис.7

Там, где необходимо ввести объект строительства, выбираем “Компьютер”, а справа от него располагается кнопка “Рассчитать суммы”. После нажатия на нее программа автоматически сформирует первоначальную стоимость основного средства по налоговому и бухгалтерскому учету. Эту стоимость будет списано с дебета счета номер 08.03, объектом аналитического учета является “Компьютер” (свериться можно будет с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 08.03).
Следующим этапом является создание в справочнике “Основные средства” нового основного средства с наименованием “Компьютер”. С этой целью в табличной части справочника “Основные средства” нужно добавить новую строку, а в форме списка, который открылся в том же справочнике, добавляем интерактивным способом новый элемент.
В процессе ввода в справочник нового элемента сразу вводить все необходимые реквизиты совершенно не обязательно, ведь их основная масса записывается с помощью документа “Принятие к учету”. На начальном этапе можно ввести только самые необходимые реквизиты, то есть те, без которых запись элемента справочника не осуществится — наименование основных средств и их группа учета.

Рис.8
В поле “Наименование” следует указать “Компьютер”, а если нажать на кнопку выбора строки “Группа учета ОС”, то там нужно поискать определение “Офисное оборудование”. Таким образом, вкладка “Основные средства” будет заполнена только частично. То есть такие поля, как “Группа”, “Изготовитель”, “Заводской номер”, “Номер паспорта (регистрационный)”, “Дата выпуска (постройки)” остаются незаполненными.
Далее необходимо перейти на закладку “Бухгалтерский учет”. В поле “Порядок учета” выбираем “Начисление амортизации”, после чего станут доступными на закладке реквизиты, которые обязательно нужно заполнить, чтобы амортизация была начислена адекватно. Это и “МОЛ”, и “Способ поступления”, и “Счет учета”, “Счет начисления износа”, “Способ начисления амортизации”, “Способы отражения расходов по амортизации”, сколько составляет срок полезного использования основного средства в месяцах.

Рис.9
Аналогичным способом заполняется закладка “Налоговый учет”, чтобы можно было по данному основному средству зачислить налоговую амортизацию.

Рис.10
После того, как все реквизиты были введены, проводим документ.
При проведении сформируются такие проводки:

Рис.11
Из данного документа можно напечатать форму ОС-1 “Акт о приеме-передаче ОС”. Для этого вверху справа есть клавиша “Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1).

Рис.12
Как видим, в программе 1С Бухгалтерия отражается приобретение, монтаж, а также принятие к учету основного средства, которое состоит из нескольких комплектующих.
Рассмотренный случай по покупке в разных местах монитора, системного блока, мыши, клавиатуры, а также учет сборки и стоимости программного обеспечения, является всего лишь одним из возможных вариантов приобретения основного средства путем покупки и сборки комплектующих деталей. Нередко таким способом организация решает приобрести, например, кондиционеры, либо специализированную аппаратуру, ведь руководство, в первую очередь, заинтересовано в экономии бюджета. В обязанность же бухгалтера, в свою очередь, входит правильное оформление всех бухгалтерских операций.

Под оргтехникой принято понимать машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования.

Оргтехника может быть учтена как основное средство или материально-производственные запасы в зависимости от стоимости и иных факторов. Порядок списания зависит от порядка учета и оснований выбытия.

Обоснование: Согласно Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) (действовавшему до 01.01.2017) коду 14 3520586 соответствовала аппаратура оргтехники, однако в действующем Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2018-ст) (далее – ОКОФ 013-2014) данный вид основных фондов отсутствует, при этом переходным ключом, утвержденным Приказом Росстандарта от 21.04.2016 N 458 “Об утверждении прямого и обратного переходных ключей между редакциями ОК 013-94 и ОК 013-2014 (СНС 2008) Общероссийского классификатора основных фондов” предлагается выбрать подходящий код из диапазона 330.28.23 “Машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования” (330.28.23.1 – 330.28.23.23).

Оргтехника может быть учтена не только как основные средства, но и как материальные запасы.

Наиболее распространенными причинами списания оргтехники являются продажа или ликвидация (демонтаж) ввиду невозможности ее дальнейшего использования (поломка, повреждение и т.д.).

Бухгалтерский учет оргтехники

В основном оргтехника соответствует понятию основного средства, которое принимается к учету по первоначальной стоимости, установленному п. 4 Положения по бухгалтерскому учету “Учет основных средств” ПБУ 6/01 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н) (далее – ПБУ 6/01).

Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Для принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету составляется акт о вводе в эксплуатацию. Организация может утвердить в учетной политике применение формы N ОС-1 или иной самостоятельно разработанной формы, содержащей обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ).

При принятии объекта основного средства к бухгалтерскому учету по нему подлежит начислению амортизация, которая начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01).

Амортизация начисляется в соответствии с методом, выбранным организацией в учетной политике, независимо от того, используется объект основных средств, принятый к учету, в деятельности организации в текущем периоде или нет, за исключением случаев консервирования объекта на срок более трех лет по решению руководства.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, основные фонды по коду 330.28.23 “Машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования” ОКОФ 013-2014 относятся к четвертой амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно), за исключением случаев, специально предусмотренных в указанной Классификации (например, основные фонды под кодом 330.28.23.22 “Машины копировальные офсетные листовые для офисов” ОКОФ 013-2014 относятся к третьей амортизационной группе).

Организация вправе в учетной политике предусмотреть возможность учета оргтехники стоимостью не более 40 000 руб. в качестве материально-производственных запасов, учет которых осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету “Учет материально-производственных запасов” ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н) (далее – ПБУ 5/01) (п. 5 ПБУ 6/01).

В таком случае оргтехника, используемая для управленческих нужд организации, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (затраты организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов) (п. п. 5 и 6 ПБУ 5/01).

Момент принятия материальных запасов к бухгалтерскому учету связан с моментом перехода права собственности на приобретаемые материальные запасы. Указанный момент определяется в соответствии с условиями договора о приобретении, в котором прописан момент перехода права собственности. В случае если в договоре таких условий не содержится, то необходимо руководствоваться нормами ст. ст. 223, 224, 458 Гражданского кодекса РФ, регулирующих порядок исполнения обязанности и возникновения права собственности у приобретателя.

Налоговый учет оргтехники

В случае если стоимость оргтехники не превышает 100 000 руб., то такая оргтехника не признается амортизируемой для целей исчисления налога на прибыль, затраты на ее приобретение включаются в состав материальных расходов согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию или в течение более одного отчетного периода в порядке, определенном им самостоятельно с учетом срока использования такого имущества или иных экономически обоснованных показателей. При этом способ и порядок учета расходов на неамортизируемое имущество должен быть закреплен в учетной политике для целей налогообложения (Письмо Минфина России от 20.05.2016 N 03-03-06/1/29124).

В случае если стоимость оргтехники превышает 100 000 руб., то такое имущество признается основным средством, на первоначальную стоимость которого подлежит начисление амортизации.

Первоначальная стоимость оргтехники как основного средства определяется как сумма расходов на ее приобретение (а в случае, если основное средство получено налогоплательщиком безвозмездно либо выявлено в результате инвентаризации, – как сумма, в которую оценено такое имущество в соответствии с п. п. 8 и 20 ч. 2 ст. 250 НК РФ), сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором она пригодна для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ (п. 1 ст. 257 НК РФ).

http://zarplatto.ru/kak-otrazit-v-buhgalterskom-ushete-pokupku-kompyuternoj-tehniki/
http://school.kontur.ru/publications/1647

Как отразить в бухгалтерском учете покупку компьютерной техники

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *